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La gestión documental incluye: estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos de  una empresa. Las herramientas y estrategias de la gestión documental permiten la administración de la información no estructurada de la organización, en cualquier lugar y formato que ésta se encuentre. La digitalización, por otro lado, consiste en convertir los documentos e imágenes físicas en archivos digitales o imágenes electrónicas, según sea el caso.

 

Como parte de DTPS, la línea de negocio de Xerox enfocada en digitalización y gestión documental, la empresa, cuenta con varias soluciones para ofrecer a sus clientes servicios de digitalización y gestión documental. Algunas de las más destacadas y que garantizan el mejoramiento de los flujos de trabajo en las organizaciones a nivel nacional son:

 

-       Centros de recepción de documentos: Esta solución es la primera cara de Xerox hacia el cliente final. Este servicio ofrece una solución integral al cliente, ya que se encarga de la recepción de los documentos, su digitalización, validación e integración al negocio. Además, los centros de recepción de documentos permiten tener un registro de la información para mejorar el manejo documental.

 

-       Fábrica de digitalización: Esta solución permite a los clientes acceder a sus documentos de forma ágil, ya que garantiza una búsqueda y gestión más rápida y eficiente de la información. A través de este servicio, se procesa grandes volúmenes de documentos físicos y se los transforma en versiones digitales o electrónicas.

 

-       Integración con los multifuncionales: Es una solución integral que permite la captura de documentos directamente desde los equipos multifunción del cliente (captura en punta),  para inmediatamente indexarlos, es decir ordenarlos de acuerdo a un criterio común para facilitar su búsqueda y administración. Con este servicio, se garantiza que la información esté disponible desde el punto de partida y forme parte de un ambiente colaborativo en los procesos de negocio de la organización.

 

 

Xerox, con estas soluciones, busca integrarse como parte de los flujos de trabajo de las distintas organizaciones, con el fin de simplificarlos y optimizarlos; haciendo del adecuado manejo de los documentos, el punto de partida para generar mejores resultados, en medios totalmente seguros que garanticen la óptima gestión de la información y cumplan con las normativas regulatorias y legales requeridas para la adecuada administración de los documentos. 

 

Fuente: Xerox

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